Hur får vi till en bra krisberedskap?

Att ha en bra krisberedskap handlar inte bara om att vara förberedd inför vissa möjliga händelser. Samhället måste också kunna hantera det oväntade. Så hur gör man sig redo på det fullständigt oförutsägbara? Det undersöker forskare vid Lunds universitet.

Precis när vi tyckte oss se slutet på coronapandemin bröt nästa internationella kris ut. Nu har vi krig i Europa och kärnvapenhot hängande i luften. Samtidigt blir den smygande klimatkrisen alltmer akut.  

− Det händer mycket nu som gör frågor om krisberedskap extra aktuella, säger Alexander Cedergren, forskare i riskhantering och samhällssäkerhet vid Lunds universitet.

I ett pågående projekt undersöker han och kollegan Henrik Hassel hur människors och organisationers förmåga att snabbt kunna anpassa sig vid en kris påverkar hur väl krishanteringen fungerar. Det svenska krisberedskapsarbetet bygger i stor utsträckning på en förutseende strategi med handlingsplaner inför möjliga kriser, som skogsbränder, it-haverier och terrordåd.

− I den svenska lagstiftningen är det mycket fokus på att kommunerna ska göra risk- och sårbarhetsanalyser. Det är jätteviktigt, men förmågan att kunna lösa saker i stunden är lika viktig, säger Alexander Cedergren.

I projektet sätts fokus på Malmö stads hantering av coronapandemin utifrån intervjuer med tjänstemän på olika nivåer och i olika förvaltningar. Forskarna undersöker vilka förberedelser som har haft störst betydelse och i vilken utsträckning kommunen har anpassat sig och hittat lösningar i stunden. Bakgrunden till forskningsprojektet är att det enligt forskarna finns risker med att förlita sig för mycket på en förutseende strategi.

− Planerna som tas fram kommer alltid vara otillräckliga. Händelseförloppet blir aldrig precis som vi har tänkt. Dessutom kan det hända saker som man inte kunde föreställa sig på förhand och inte har några planer för, säger Alexander Cedergren.

Hemarbete och förskola utomhus

Genom projektet hoppas Alexander Cedergren och Henrik Hassel kunna identifiera några faktorer som kan bidra till att öka kommunernas förmåga att snabbt hitta lösningar på nya utmaningar. Redan nu ser de att det är viktigt att politikerna har tillit till tjänstemännen. Personalen behöver ha möjlighet att ta egna initiativ och anpassa verksamheten utan att fastna i onödig byråkrati.

Forskarna ser flera exempel där tjänstemännen i Malmö stad snabbt hittade lösningar på problem som uppstod under pandemin. De lyfter bland annat fram hanteringen av bristen på skyddsmaterial som ansiktsmasker, visir och handsprit.

− Tidigare hanterades inköpen av varje enskild förvaltning i kommunen men man såg en risk att olika verksamheter skulle börja hamstra material så kommunen bildade en ny central enhet för inköp och fördelning av utrustning, säger Alexander Cedergren.

Genom den omorganisationen kunde kommunen se till att prioritera förvaltningarna med mest kritiska behov.

Liksom andra svenska kommuner genomförde Malmö under pandemin också flera satsningar för att minska smittspridningen. Alexander Cedergren nämner bland annat det utökade hemarbetet och omorganisationen inom förskolan, där en större del av verksamheten började hållas utomhus. Inget av detta hade på förhand pekats ut som strategier för att minska smittspridningen vid en pandemi utan det var idéer som föddes i krisen.

Planer blir snabbt inaktuella

Malmö stad hade enligt forskarna inte gjort så mycket förberedelser för specifikt pandemier men vissa satsningar hade gjorts. År 2009 genomförde till exempel kommunen och Smittskyddsinstitutet ett projekt där de tog fram en datasimulering av en influensapandemi i Malmö. Rapporten fick dock väldigt lite uppmärksamhet när den verkliga pandemin bröt ut.

− Det är väldigt få av tjänstemännen vi intervjuar som ens nämner den, säger Henrik Hassel.

Planerna som tas fram kommer alltid vara otillräckliga. Händelseförloppet blir aldrig precis som vi har tänkt.

Han konstaterar att detaljerade krisplaner snabbt blir inaktuella i och med att organisationer förändras. Det skulle kunna förklara varför den 13 år gamla simuleringen inte bedömdes som relevant vid hanteringen av coronapandemin. För att planerna ska vara aktuella under längre tid är det, enligt Henrik Hassel, bra att fokusera på ganska övergripande frågor.

− Vad krävs egentligen för att klara av att driva den kommunala verksamheten? Hur ska man prioritera om all verksamhet inte hinns med? Det är i de här generella frågorna som risk- och sårbarhetsanalyserna kommer till störst nytta, säger han.

Lär oss från tidigare kriser

Något som tjänstemännen i Malmö lyfter fram som viktigt i hanteringen av coronapandemin är erfarenheterna från tidigare kriser. Många pekar till exempel på lärdomarna från flyktingkrisen år 2015, då kommunen snabbt behövde få ut resurser dit där de behövdes som mest.

− Även om varje kris är unik finns det också generella element som gör att vi lär oss från en kris till en annan, säger Alexander Cedergren.

En nyckel till att bli bättre på att hantera oväntade händelser tror forskarna är att lärdomar från tidigare kriser förmedlas vidare i organisationen, så att kunskapen finns kvar även om personalen byts ut. De återkommer också till betydelsen av att anställda känner sig betrodda att ta egna initiativ. Toppstyrda organisationer är nämligen i regel inte särskilt flexibla och anpassningsbara.

Så hur kan en kommun eller annan verksamhet få till en organisation som uppmuntrar anställda att ta egna initiativ? En början kan enligt Henrik Hassel vara att se över hur man bemöter anställda som har gjort just det men där utfallet inte blev optimalt.

− Det är viktigt att kunna känna sig trygg i att man inte blir bestraffad för något som i efterhand framstår som ett mindre bra initiativ. Att avgöra det på förhand är nämligen långt mer komplext än i efterhand då man sitter på ett facit.